Stressmanagement

Grundsätzlich musst Du Dir zuerst darüber klar werden das Stress nicht per se schlecht ist. Mit Stress assoziieren wir meistens negative Ereignisse wie beleidigende oder destruktive Kritik, oder Dinge wie "schon wieder im Stau", "wenn ich mich jetzt nicht wirklich beeile, verpasse ich den Flieger" usw. Es gibt aber auch positiven Stress, welcher sehr gut für unsere Persönlichkeit und unser innerliches Wachstum ist, denn dieser trägt dazu bei das wir stärker und widerstandsfähiger werden. Beispielsweise indem Du Dich einer Herausforderung stellst und diese meisterst, regelmäßig ins Fitness Studio gehst, oder Risiken eingehst und es irgendwie am Schluss kurz vor knapp gerade noch hin bekommst. Positiver Stress kann auch im Sport bei einem Wettkampf ausgelöst werden, kurz vor Ende des Spiels welches Du noch gewinnen willst. Ebenso als Schauspieler oder Sänger auf der Bühne.

Eine erfolgsfördernde Fähigkeit ist guten Stress von schlechtem zu unterscheiden. Beispielsweise konstruktive Kritik annehmen, destruktive ignorieren. Wer hingegen jeglicher Kritik aus dem Weg geht, der wird definitiv irgendwann fallen. Werde Dir außerdem darüber klar, dass es einen entscheidenen Unterschied zwischen effektiv und effizient gibt:

Effektiv bist Du, indem Du ausschließlich das tust was nötig ist um Dein Ziel zu erreichen, also eine große Wirkung erzielst.

Effizient hingegen, wenn Du eine Aufgabe erledigst die in kurzer Zeit ein großes Resultat zustande bringt. Diese Aufgabe kann allerdings für Dich und Dein Ziel vollkommen unwichtig sein. Es ist z.B. effizient sich ein System zu bauen um einen Pool deutlich schneller zu reinigen zu können, aber nicht im Geringsten effektiv, wenn Dein Ziel darin besteht ein Autohaus oder eine Metzgerei zu eröffnen.

Effizienz ist in jedem Fall wichtig, und Du solltest immer versuchen so effizient wie möglich zu sein - bei den richtigen Tätigkeiten! Was Du tust ist um ein vielfaches wichtiger als wie Du es tust! Erledigst Du etwas unwichtiges sehr gut, mag das einem Perfektionisten kurzfristig gefallen, wichtiger wird es dadurch aber keinesfalls. Ebenso ist es ein Trugschluss zu glauben das etwas wichtig ist, nur weil es viel Zeit in Anspruch nimmt.

Was ich Dir damit sagen will ist dass Du täglich eine Menge Zeit einsparen kannst, indem Du einfach ein paar wenige Punkte beachtest. Ich hatte meinen persönlichen Durchbruch zu dem Zeitpunkt, als ich auf meinem Telefon die Push-Nachrichten ausgeschaltet, Anrufe nur noch zu vereinbarten Terminen angenommen, und eMails nur noch alle 3 Tage beantwortet habe. Anfangs hatte ich Angst etwas wichtiges zu verpassen, dringende Sachen nicht mitzubekommen. Es stellte sich aber heraus das das völliger Quatsch ist. Die meisten Dinge sind nur negative Zeitfresser, Du kannst sie nicht beeinflussen, und sie haben nichts mit Deinen Zielen zu tun. Mittlerweile beantworte ich eMails nur noch alle 5 Tage, und das Geschäft läuft besser denn je. Weil ich jetzt viel mehr Zeit habe mich um die wirklich wichtigen Sachen zu kümmern und diese deutlich besser zu machen.

Durchforste Dein Leben nach unsinnigen Angewohnheiten. Das kann ein bisschen dauern, da eine Gewohnheit die Eigenart hat so tief im Unterbewusstsein verankert zu sein, das Du sie bewusst bereits nicht mehr wahrnimmst. Ein riesiger Zeitfresser bei mir war beispielsweise die Tatsache, dass ich immer irgendein Video oder den Fernseher laufen hatte während des Essens. Selbstverständlich sagten mir bereits Freunde und Familie "das ist ungesund weil Du dann nicht bewusst isst" usw. Ich persönlich hatte aber Spaß daran, es gefiel mir beides zusammen zu tun. So lang bis ich irgendwann mal auf der Waage stand und mir danach ernsthaft Gedanken darüber machte, wo Potenzial liegt diese fette Zahl im Display zu verringern. Einer der Ansätze war es auszuprobieren, OHNE Fernseher, Video, Buch oder Ablenkung jeglicher Art zu essen. Vom Ergebnis war ich geradezu geschockt. Ich aß vom ersten Tag weg lediglich 20 bis 30% (70 bis 80% weniger!) vom dem was ich üblicherweise verschlungen hatte, dann kam bereits ein Sättigungsgefühl und der Bauch war voll. Ich konnte mir nicht mal ansatzweise erklären wie ich es vorher immer fertig brachte, noch deutlich mehr in mich hinein zu stopfen. Das Beste aber - ich hatte auf einmal deutlich mehr Zeit! Erstreckte sich früher eine Mahlzeit bei mir auf eine bis eineinhalb Stunden, so komme ich aktuell nur noch auf 15 bis 20 Minuten.

Natürlich fiel es mir die folgenden Tage sehr schwer das beizubehalten, da mein Kopf das Gefühl vermisste sich mit irgendwelchen stumpfsinnigen Fernsehsendungen abzulenken. Hier schlug die Macht der Gewohnheit zu. Allerdings blieb ich hart und erinnerte mich jedes Mal daran wieviel Zeit ich jetzt spare (jeden Tag mehr als 3 Stunden), sowie das ich mir selber etwas gutes tue indem ich nur noch so viel esse wie mein Körper benötigt - und die Menge nicht mehr an der Laufzeit einer Fernsehsendung fest mache. Das ist wirklich kein Witz, es kam auch vor das bei einer drei oder vierstündigen Samstag Abend Show ich über die gesamten drei bis vier Stunden damit beschäftigt war mir permanent etwas neues zum essen zu suchen.

Was ist also zu tun?

Beseitige als erstes Störfaktoren die Dich nur ablenken, Dir aber keinen effektiven Nutzen bringen. Dazu gehört das abschalten der Push Nachrichten am Telefon für sämtliche SMS, Messenger wie WhatsApp, Viber oder was es sonst noch so alles gibt, neue eMails - und ja - auch für die Anrufe! Wenn Dein Business so brennt das Du auf Anrufe nicht verzichten kannst, besorg Dir eine Sekretärin die permanent alles für Dich entgegen nimmt, und Dir später zu vereinbarten Zeitpunkten eine kurze geschriebene Zusammenfassung von allem vorlegt. Du wirst sehen nur ein Bruchteil davon, keine 10%, sind wirklich wichtig. Diese kannst Du dann gezielt zurück rufen. Ist Dir eine Sekretärin zu teuer, google nach einem virtuellen Assistent. Diese erledigen die gleiche Arbeit, allerdings in der Regel auf Stundenbasis zwischen 5 und 25€, Du zahlst also nur für das was Du wirklich brauchst. Ist Dir ein virtueller Assistent auch zu teuer, bekommst Du definitiv noch keine Anrufe die Dich wirklich Deinem Ziel näher bringen. Also schalte das Telefon aus und arbeite daran diese Situation zu verändern!

Immer wieder kommt der Einwand "das kann ich nicht machen, ich verpasse wichtiges", oder "was wenn es mal einen Notfall in der Familie gibt?". Probiere es aus, Du wirst sehen das passiert nicht. Viele Leute können Situationen leider mangels Erfahrung nicht richtig einschätzen, und blähen dadurch Kleinigkeiten oft zu einem "Notfall" auf. Leider auch teilweise nur um Zeit tot zu schlagen oder um sich wichtig zu fühlen.

Ich persönlich telefoniere nur mit Leuten die ich zurückrufe, weil sie in der Zusammenfassung meiner Assistentin zu den wenigen wichtigen Dingen gehören. Oder sofern ich sie vorab beauftragt hatte einen Termin zu vereinbaren, dann kann ich mich darauf einstellen. Für meine Familie und enge Freunde habe ich einen separaten Kommunikationskanal eingerichtet, auf welchem ich direkt erreichbar bin. Somit kann ich auch in Notfällen sofort reagieren.

Als definitiv sinnlos bezeichne ich ein "Zweithandy". Einerseits hat es mich immer genervt permanent zwei Geräte mit mir herum zu schleppen, andererseits hat sich wie durch ein Wunder auch diese Nummer mit der Zeit klammheimlich immer weiter verbreitet. Suche nach einer für Dich komfortablen Kommunikationslösung, bei der Du aber Kontakte blockieren kannst, sollte sich das herum sprechen (z.B. einen speziellen Messenger oder Internettelefonie).

Wenn Du mir wirklich nicht glaubst und permanent von Anrufen unterbrochen wirst, nimm Dir bitte nur einen oder zwei Tage die Zeit, und schreibe nach JEDEM Telefonat welches Dich erreicht hat auf, wie wichtig es war. Einfach eine kurze Liste auf der Du pro Anruf eine "1" für unwichtig, und eine "10" für absoluter Notfall - sofort alles stehen und liegen lassen - notierst. Sei mit diesem Rating wirklich ehrlich zu Dir selbst, und Du wirst sehen die Wenigsten werden mehr als eine 3 bekommen. 7 oder 8 vielleicht einer, 9 oder 10 niemand. Fakt ist, das jede Störung, und sei es nur eine kurze Push Mitteilung, Dich aus Deinem aktuellen Denkprozess heraus reißt. Du verlierst ein bisschen Zeit um Dich überhaupt erst in Dein Gegenüber hineindenken zu können, und es dauert meistens 5 bis 7 Minuten (teilweise bis zu 15 wenn es eine komplexe Angelegenheit war) um wieder 100% zurück bei Deiner Sache zu sein, und wirklich zu verstehen was Du gerade erledigen wolltest. Gehen wir mal von sehr simplen Aufgaben aus bei denen Du unerwartet gestört wirst, so dass Du nach 6 Minuten schon wieder im Flow bist. Dann hast Du nach 10 Anrufen bereits eine Stunde verloren, nur um wieder zurück in Deine Arbeit zu finden! Die Telefonate an sich addieren sich jeweils noch dazu. Hast Du jetzt die Möglichkeit die unwichtigen Telefonate über Assistenten zu filtern, stehen Dir bei nur 10 Anrufen inklusive der nicht notwendigen Gesprächsdauer auf einmal 2 bis 4 Stunden täglich (!) mehr zur Verfügung!

Messenger und eMails - das gleiche Spiel. Es reißt Dich aus Deinen aktuellen Gedanken heraus. Deaktiviere automatische Abfragen, und setz Dich irgendwann wenn Du Zeit dazu hast mal eine Stunde hin und beantworte alle Mails. Dadurch bist Du ein vielfaches schneller, als wenn Du jedes Mal nachschaust in dem Moment wenn eine ankommt. Viele haben dann sogar noch die Angewohnheit die Mail zu lesen, wieder als ungelesen zu markieren und zu denken "mach ich später". Das ist mal aktive Zeitverschwendung pur. Entweder ich nehme mir Zeit und mach das, oder ich fang erst gar nicht an - auch nicht um nur zu schauen worum es geht. Damit wirble ich mir nur aktuelle Gedanken durcheinander.

Ein ebenfalls extrem mächtiges Tool zum entstressen ist eine Vorgehensweise auf Basis der Untersuchungen von Vilfredo Pareto. Dieser im 19. Jahrhundert lebende Ökonom und Soziologe stellte fest, dass alles auf der Welt ungleich verteilt ist, und zwar etwa im Verhältnis 20 zu 80. 20% Deines Kleiderschranks benutzt Du in 80% der Fälle. Mit 20% Deiner Kontakte verbringst Du 80% Deiner Zeit am Telefon. 20% der Flüsse transportieren 80% des Süßwassers. Das bedeutet dass 80% Deiner Handlungen etwa 20% Deines Ergebnisses ausmachen, aber es sind eben auch 20% Deiner Handlungen die für 80% Deines Ergebnisses verantwortlich sind. Das ist für Dich sicherlich nicht neu, aber wendest Du das auch tatsächlich an? Führst Du beispielsweise eine Liste, mit der Du das Verhalten Deiner Kunden analysierst? Kannst Du genau sagen welche 20% Deiner Kunden 80% Deines Umsatzes bringen? Und welche 20% Deiner Kunden 80% des Ärgers? Falls nicht, dann fange schleunigst damit an! Gleich und gleich gesellt sich gern, das trifft hier fast noch mehr zu als irgendwo anders. Pferdeliebhaber kennen Pferdeliebhaber, Lamborghini Fahrer kennen andere Lamborghini Fahrer, Familien mit kleinen Kindern kennen andere Familien mit kleinen Kindern, Arbeitslose kennen andere Arbeitslose.

Es geht nicht darum Leute zu bewerten was sie sind. Es geht darum zu sehen wer macht Stress und wer macht Umsatz. Die Wahrscheinlichkeit das ein Umsatzbringer Dir andere kaufkräftige Kunden bringt ist sehr hoch. Das ein Nörgler andere Nörgler kennt und zu Dir bringt ebenfalls. Schaue am besten einmal im Jahr wer sind meine 20% die 80% des Ärgers machen, und beende diese Geschäftsbeziehung aktiv. Schreibe einen Brief oder eine Mail dass sich Dein Unternehmen zukünftig mehr auf eine spezielle Zielgruppe fokussiert, und ihn dadurch leider nicht mehr bedienen kann. Die 20% welche 80% des Umsatzes bringen, kannst Du nun deutlich besser betreuen, da Du viel mehr Zeit dafür hast. Und diese werden Dir ähnliche neue Kunden bringen.
Die restlichen 60% in der Mitte kannst Du automatisieren oder delegieren, und mit der Zeit auslaufen lassen. Bedeutet bei Anfragen stehst Du selbstverständlich freundlich zur Verfügung, bewirbst diese Gruppe aber nicht mehr aktiv. Wendest Du dieses Prinzip konsequent 3 Jahre lang an, hast Du Deine Effektivität verfünfzigfacht...

Bist Du der Meinung Dein Unternehmen ist zu groß um Kunden manuell auszusortieren, dann führe die Selektion automatisiert durch. Suche z.B. in der Datenbank nach den meisten Beschwerdemails und/oder Rücksendungen bzw. Reklamationen. Wo gab es die meisten Lastschriftrückgaben, wer überschreitet regelmäßig sein Zahlungsziel. Suche auf der positiven Seite nach Leuten die hohe Umsätze bei Dir tätigen, aber bei denen alles tadellos läuft.

Das lässt sich ab einer gewissen Größe auch auf Mitarbeiter anwenden. Welche sind am produktivsten, haben wirklich Spaß bei Ihrer Arbeit und machen sie gern. Welche Mitarbeiter hingegen sind nur da damit sie einen Job haben, beschweren sich den ganzen Tag über das schlechte Arbeitsklima, hetzen andere gegeneinander auf, bringen aber nie einen konstruktiven Gegenvorschlag, versuchen niemals etwas zu verbessern, und wenn etwas schief ging, schieben sie es anderen in die Schuhe.

Auch hier möchte ich deutlich sagen es geht nicht darum das jemand mal einen schlechten Tag hat, eine Kritik anbringt, oder mal einen Fehler macht. Das sind alles positive Dinge, die die Firma besser machen und voran bringen! Versuche lediglich die Nörgler und Streitverursacher zu identifizieren und zu beobachten. Wenn Du Dir sicher bist das Du eine solche Person gefunden hast, tausche sie aus, das gesamte restliche Betriebsklima sowie die Erfolgskurve Deines Unternehmens wird es Dir danken.

Der wichtigste Punkt: Gib Leuten Verantwortung, lass sie Entscheidungen treffen! Wenn Dir dabei ein bisschen unwohl ist, dann beschränke das vorerst. Teile Deinen Mitarbeitern beispielsweise mit "Du kannst jede Kulanz- oder Reklamationsanfrage bis ... € allein entscheiden, erst danach musst Du XY bzw. mich um Erlaubnis fragen".
Drei Dinge werden passieren: Zum einen wird der Ablauf wesentlich beschleunigt, andere Mitarbeiter respektive Du nicht von ihrer / Deiner Arbeit abgehalten. Das allein steigert bereits den Gewinn aufgrund der Zeitgewinnung. Als Zweites wird es viel mehr zufriedene Kunden geben, da diese quasi in Echtzeit eine Rückmeldung bekommen, und aufgrund des gesteigerten Vertrauens noch mehr bestellen, was wieder zu mehr Umsatz, mehr Gewinn und überall zu zufriedenen Gesichtern führt. Last but not least, Dein Mitarbeiter wird zu Höchstleistungen auflaufen! Verantwortung und Vertrauen sind die stärksten Punkte, die man einem Menschen übertragen kann. Damit blüht er auf und hat viel mehr Spaß bei seiner Arbeit. Und wenn Du beim Einstellungsgespräch die wirklich wichtigen Punkte beachtet hast, wird er die Entscheidungen auch weise treffen.

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